Assistant administratif - Département recherche fondamentale - H/F

La structure

L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes est, depuis le 1er janvier 2021, une agence autonome de l’Inserm, sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche et du ministère de la Santé et de la Prévention, résultant du rapprochement de l’ANRS (Agence nationale de recherches sur le sida) et du consortium REACTing.

L’agence a pour mission d’animer, de coordonner et d’évaluer puis de financer la recherche sur les maladies infectieuses suivantes : le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (telles que les infections respiratoires émergentes, incluant la Covid-19, les fièvres hémorragiques virales, ou encore les arboviroses…). Au travers d’une approche One Health, qui intègre santé humaine, animale et environnementale, l’agence anticipe les enjeux scientifiques liés aux maladies émergentes afin de construire une réponse actionnable en cas de crise épidémique ou pandémique.

Le département de recherche fondamentale soutient la recherche fondamentale sur les différents pathogènes infectieux et maladies associées, au travers d’appels à projets (AAP), d’actions d’animation et de coordination scientifiques. Il promeut le développement de projets de recherche  translationnelle, pour assurer le continuum de la recherche fondamentale à la recherche clinique, et répondre aux nouvelles questions de recherche issues de l’observation clinique. En collaboration étroite avec les scientifiques et cliniciens, il vient en appui au directeur de l’agence pour la définition des orientations scientifiques prioritaires. L’ensemble de ses missions s’articule avec les autres départements de l’agence : innovation, recherche clinique, santé publique / sciences de l’homme et de la société, soutiens structurants à la recherche, stratégies et partenariats, communication.

Le poste

Mission principale

Sous la responsabilité de son responsable, l’assistant.e en gestion administrative devra coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat.

Activités principales

Gérer la réception et assurer le suivi des dossiers soumis aux appels à projets de l’ANRS | Maladies infectieuses émergentes :

• Vérification de la conformité des projets de recherche et allocations de recherche déposés dans la plateforme d’appels à projets Apogée, vérification et rectification des budgets saisis, suivi des signatures
• Saisie et gestion de bases de données
• Suivi administratif des projets financés, des modifications budgétaires et recueil de rapports d’activité

Organiser les réunions d’évaluation de projets et d’animation scientifique :

• Soutien administratif et logistique aux chercheurs (province et étranger) membres des comités scientifiques sectoriels
• Communication (mailing) auprès de la communauté scientifique
• Organisation des déplacements et missions : réservations d’hôtels et voyages
• Gestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d’honoraires
• Diffusion des réunions d’animation, mise en forme des programmes, suivi des inscriptions
• Préparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités)

Assurer le secrétariat du département :

• Accueil et renseignements téléphoniques
• Rédaction et gestion du courrier
• Mise en forme et diffusion de documents et supports de réunion, comptes rendus et rapports
• Classement, archivage des dossiers
• Gestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réception
• Reporting budgétaire en fin d’année sous la supervision de la responsable du département

Profil recherché

Connaissances

• Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée
• Connaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciées

Savoir-faire

• Maîtrise des logiciels Word (dont publipostage), Excel, Powerpoint, messagerie et Internet
• Compréhension de l’anglais (écrit et parlé)
• Qualités rédactionnelles requises
• Gestion de la confidentialité des dossiers
• Capacité d’organisation, gestion des priorités, contraintes et imprévus

Aptitudes

• Sens de l’analyse, rigueur
• Adaptabilité, aisance relationnelle
• Travail en équipe
• Motivation, esprit d’initiative, d’anticipation et sens de la hiérarchie

Expérience(s) souhaité(s)

3 à 5 ans d’expérience minimum, expérience en événementiel et gestion administratif et budgétaire

Niveau de diplôme et formation(s)

BAC + 2 en assistanat de direction

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