Assistant administratif en pharmacovigilance - H/F

L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes est, depuis le 1er janvier 2021, une agence autonome de l’Inserm, sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche et du ministère de la Santé et de la Prévention, résultant du rapprochement de l’ANRS (Agence nationale de recherches sur le sida) et du consortium REACTing.

L’agence a pour mission d’animer, de coordonner et d’évaluer puis de financer la recherche sur les maladies infectieuses suivantes : le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (telles que les infections respiratoires émergentes, incluant la Covid-19, les fièvres hémorragiques virales, ou encore les arboviroses…). Au travers d’une approche One Health, qui intègre santé humaine, animale et environnementale, l’agence anticipe les enjeux scientifiques liés aux maladies émergentes afin de construire une réponse actionnable en cas de crise épidémique ou pandémique.

L’assistant.e administratif.ve est placé.e sous la responsabilité du chef du Département de Vigilance des Recherches Cliniques ANRS MIE et Inserm. Son travail sera supervisé par les chargés de pharmacovigilance du département.

Le poste

Mission principale

L’assistant.e administratif.ve assurera des missions spécifiques de secrétariat classique au sein du Département de Vigilance des Recherches Cliniques.

Activités principales

• Rédiger et saisir les courriers courants
• Traiter les courriers arrivés au sein de l’agence
• Créer et mettre en forme des documents sur Word, Excel, Power Point
• Organiser et préparer les différentes réunions de pharmacovigilance (convocations, ordres de mission, commandes de billets, préparation des salles, comptes rendus…)
• Organiser et préparer les missions et déplacements du personnel du département (inscriptions aux congrès, ordres de mission, organisation du transport et de l’hébergement …)
• Tenir à jour l’agenda du département et du responsable du département « planification des réunions »
• Gérer les dépenses globales du département : mise en place des commandes, des demandes de devis, création de bon de commande, gestion des factures, suivi des paiements
• Evaluer les besoins budgétaires du département et effectuer une demande annuelle de budget auprès de la direction
• Réceptionner, enregistrer et transmettre aux chargés de pharmacovigilance les déclarations d’Evènements Indésirables Graves et de grossesses
• Mettre à jour le classement des cas de pharmacovigilance et en assurer l’archivage
• Contribuer au suivi et à la traçabilité des déclarations aux autorités compétentes
• Contribuer à la préparation et la soumission de rapports périodiques
• Collaborer aux rapports d’activités et au contrôle de la qualité
• Fournir les documents administratifs concernant l’organisation des réunions, la préparation des voyages et le suivi des dépenses et du budget, pour l’ensemble des collaborateurs de l’équipe
• Organiser et participer aux réunions du groupe de travail de la vigilance des recherches cliniques et rédiger les comptes rendus
• Archiver les dossiers de pharmacovigilance par thématique dans le respect des procédures et de la réglementation
• Gérer et actualiser des répertoires de contacts des chercheurs et des départements scientifiques
• Publier à l’aide du logiciel « Publisher » la lettre du vigilant à la communauté scientifique
• Gérer la logistique de l’accueil et du départ du personnel du département

Poste ouvert aux candidats

• Agents fonctionnaires de l’Inserm par voie de mobilité interne
• Agents fonctionnaires non Inserm par voie de détachement
• Agents contractuels par voie de CDD (renouvelable)

Catégorie A

Profil recherché

Connaissances

• Compétences en techniques administratives
• Compétences scientifiques seraient appréciées

Savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques et des outils de communication
• Maîtrise de l’anglais oral et écrit

Aptitudes

• Aisance rédactionnelle et de communication en français et en anglais
• Réactivité, sens de l’organisation et rigueur
• Impartialité et discrétion dans l’appréciation des dossiers
• Capacité d’adaptation
• Sens du dialogue et de la communication

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience dans le secrétariat

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2