Assistant.e de direction - f/h

Structure

L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes (ANRS MIE), créée le 1er janvier 2021, est une agence autonome de l’Inserm, ayant pour missions l’animation, l’évaluation, la coordination et le financement de la recherche sur le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (infections respiratoires émergentes dont la Covid-19, fièvres hémorragiques virales, arboviroses…).

Sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé et dirigée par le Pr Yazdan Yazdanpanah, l’ANRS | MIE couvre tous les domaines de la recherche : recherche fondamentale, clinique, en santé publique et en sciences de l’homme et de la société, en mettant l’accent sur l’innovation et de renforcement de partenariats internationaux.

Mission principale

Placé.e sous la responsabilité du secrétaire général, l’assistant.e l’assistera sur le plan administratif et logistique et assurera le secrétariat de la direction.

Activités principales

• Missions de secrétariat classique : gestion de plusieurs agendas, prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, du courrier et des mails, accueil physique, suivi circulation parapheur, mise en forme documents, etc…
• Organisation et logistique des réunions internes et externes : réservations salles, commande de plateaux repas, assurer la diffusion des documents (convocations, ordre du jour…)
• Organisation des déplacements : gestion des ordres de mission et des demandes de remboursement sur SAfir
• Enregistrement et dispatching du courrier entrant et assurer l’organisation du planning « Courrier »
• Organisation des réunions « Assistantes »
• Gestion de la gratification des stagiaires de l’agence
• Préparation et suivi du planning des congés des assistantes
• Suivi de la mise à jour de l’annuaire interne
• Commande de fournitures pour la direction et le département administration et services transversaux
• Gestion et suivi des bons de commandes sur SAfir : réception, attestations, …
• Soutien à l’assistante du directeur, et à certains départements de l’agence si nécessaire
• Gestion des problèmes d’intendance avec le pôle des affaires générales
• Participation avec la cellule achats et logistique au réapprovisionnement de fournitures nécessaires au bon fonctionnement l’agence
• Gestion du planning de réservation salle de réunion

Spécificité(s) et environnement du poste

L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes est une agence de l’urgence et de la crise, qui peut être amenée à demander une disponibilité particulière de ses agents, dans le cadre, le cas échéant, d’un dispositif de compensation (astreintes/contraintes).

Poste de catégorie A

Connaissances

• Maîtrise des outils et des logiciels informatiques
• Bonnes notions d’anglais

Savoir-faire

• Organisation, rigueur, méthode, autonomie, adaptabilité
• Savoir organiser son travail, prioriser et respecter des délais
• Capacité à transmettre, restituer et synthétiser l’information
• Capacité à gérer des dossiers

Aptitudes

• Aisance relationnelle
• Sens du dialogue, des responsabilités et esprit d’équipe
• Discrétion (confidentialité)
• Disponibilité au travail

Expérience(s) souhaitée(s)

Expérience souhaitée dans un ou plusieurs postes similaires

Niveau de diplôme et formation(s)  

BAC +2, BTS assistant de direction souhaité