Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel du projet BE READY NOW

Le poste

Mission principale :

L’agent recruté sera rattaché au pôle « Budget » du Département « Administration et Finances » de l’Agence, et travaillera de manière étroite avec l’équipe « Be Ready Now » du département « Stratégie et Partenariats ».

Le Partenariat européen pour la Préparation aux Pandémies BE READY NOW, dont le démarrage est prévu en janvier 2026, doit contribuer à la création d’un espace européen de la recherche et de l’innovation pour la préparation et la réponse aux pandémies. Il s’articule autour de quatre objectifs :
1) Aligner les priorités de recherche;
2) Mobiliser des financements et lancer des Appels à projets Transnationaux ;
3) Soutenir la mise en place d’un écosystème de recherche, avec la mise en réseaux des infrastructures des recherches nécessaires pour la préparation et la réponse aux épidémies ;
4) Promouvoir le développement d’actions supports transversales à la préparation aux pandémies.

Pour sa première phase 2026-2028, le budget de BE READY NOW est de 114 millions d’Euros. Le consortium compte 81 partenaires issus de 28 pays.

Assurer le pilotage administratif et financier du projet Be Ready Now

• Mettre en œuvre, en coordination avec l’équipe projet, l’ensemble des activités administratives liées aux missions de pilotage scientifique et d’opérateur du projet Be Ready Now, en veillant à la cohérence avec les objectifs ainsi qu’avec les moyens humains et matériels mobilisés.
• Participer à l’élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs, notamment en produisant des prévisions et analyses budgétaires sur les recettes et les charges du projet.
• Assurer le suivi de l’exécution des recettes : contrôle des échéances et des engagements, création et transmission des factures, élaboration des titres d’avances et de recettes, et reporting auprès de l’organisme financeur.
• Concevoir, déployer et actualiser des outils d’analyse, de pilotage et de régulation (indicateurs, tableaux de bord, outils de suivi).
• Veiller au respect des règles et procédures administratives et contribuer à leur diffusion au sein des équipes du projet.

Assurer la gestion contractuelle ainsi qu’un appui transversal du projet Be Ready Now

• Contribuer à l’instruction des dossiers de demande de financement, en accompagnant le processus de validation budgétaire des projets déposés dans le cadre du projet Be Ready Now.
• Assurer la mise en place des projets : élaboration et gestion des actes attributifs, engagement des subventions et mise en paiement des aides correspondantes.
• Suivre les projets tout au long de leur cycle de vie, incluant le reporting financier annuel auprès de la commission européenne et le recouvrement des crédits non utilisés.
• Garantir la bonne circulation et la transmission fiable des informations auprès des différentes parties prenantes de l’Agence.
• Intervenir ponctuellement dans la gestion des dépenses de fonctionnement liées au projet.

Activités associées

• Mettre à jour les tableaux de bord du département.
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.
• Participer à répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure.
• Participer à la rédaction des rapports d’activité et aux supports de communication.