Assistant administratif - Département recherche fondamentale - H/F

Le poste

Sous la responsabilité de son responsable, vous devrez coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat.

Activités principales :

Suivi administratif des Appels à Projets (AAPs)

• Gérer la réception et le suivi administratif du portefeuille de projets du département : Extraction des BDDs, circuit de signatures, courrier de notification, mise à jour dans la base, de données source, etc.

Soutien logistique et Admin pour l’évaluation et l’animation scientifiques

Organiser les réunions d’évaluation de projets et d’animation scientifique :

• Soutien administratif et logistique aux membres experts des Comités Scientifiques Sectoriels CSS rattachés au département (CSS11 & CSS12)
• Communication (large Mailing) auprès de la communauté scientifique
• Organisation des déplacements et missions : réservations d’hôtels et voyages
• Gestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d’honoraires experts
• Préparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités)

Assurer le secrétariat du département :

• Gestion d’agenda et organisation RDV, déplacements /missions des agents
• Rédaction et gestion du courrier
• Organiser et preparer les réunion hebdomadaires (ODJ, lien teams, bref résumé)
• Mise en forme et diffusion de documents ou supports de réunion, comptes rendus
• Gérer la documentation et l’archivage
• Préparer et suivre le budget de la structure et/ou des projets
• Gestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réception
• Clôture et reporting budgétaire en fin d’année

Spécificités et environnement du poste :

• Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs
• Sens relationnel indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs : interactions avec l’ensemble des départements de l’ANRS MIE, services centraux de l’Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, fournisseurs etc.

Profil recherché

Connaissances :

• Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée
• Connaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciées

Savoir-faire :

• Maîtrise des logiciels Word (dont publipostage), Excel, Powerpoint, messagerie et Internet, outils collaboratifs (planning partagé, visioconférences)
• Compréhension de l’anglais (écrit et parlé)
• Qualités rédactionnelles requises
• Gestion de la confidentialité des dossiers
• Capacité d’organisation, gestion des priorités, anticipation, contraintes et imprévus

Aptitudes :

• Sens de l’analyse, rigueur
• Adaptabilité, aisance relationnelle
• Anticipation et autonomie
• Travail en équipe
• Engagement, esprit d’initiative

Expérience(s) souhaité(s) :

• 2 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire

Niveau de diplôme et formation(s) :

• BAC + 2 Assistanat de direction, gestion des entreprises et des administrations, assistant de manager