Le poste
Sous la responsabilité de son responsable, vous devrez coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat.
Activités principales :
Suivi administratif des Appels à Projets (AAPs)
- Gérer la réception et le suivi administratif du portefeuille de projets du département : Extraction des BDDs, circuit de signatures, courrier de notification, mise à jour dans la base, de données source, etc.
Soutien logistique et Admin pour l’évaluation et l’animation scientifiques
Organiser les réunions d’évaluation de projets et d’animation scientifique :
- Soutien administratif et logistique aux membres experts des Comités Scientifiques Sectoriels CSS rattachés au département (CSS11 & CSS12)
- Communication (large Mailing) auprès de la communauté scientifique
- Organisation des déplacements et missions : réservations d’hôtels et voyages
- Gestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d’honoraires experts
- Préparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités)
Assurer le secrétariat du département :
- Gestion d’agenda et organisation RDV, déplacements /missions des agents
- Rédaction et gestion du courrier
- Organiser et preparer les réunion hebdomadaires (ODJ, lien teams, bref résumé)
- Mise en forme et diffusion de documents ou supports de réunion, comptes rendus
- Gérer la documentation et l’archivage
- Préparer et suivre le budget de la structure et/ou des projets
- Gestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réception
- Clôture et reporting budgétaire en fin d’année
Spécificités et environnement du poste :
- Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs
- Sens relationnel indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs : interactions avec l’ensemble des départements de l’ANRS MIE, services centraux de l’Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, fournisseurs etc.